Dat komt niet door onwil. Het komt doordat de omslag een investering vooraf vraagt terwijl de besparing pas later komt, en doordat die twee bij verschillende afdelingen op de begroting staan. Zonder businesscase blijft zo’n beslissing liggen — niet omdat iemand nee zegt, maar omdat niemand ja hoeft te zeggen.

De rekensom in drie stappen

Stap 1: bepaal het verschil per uur. Zet de integrale kostprijs van een uur vaste medewerker naast het werkelijke uurtarief dat je nu betaalt voor externe inzet op datzelfde profiel. Integraal betekent: brutoloon, werkgeverslasten, onregelmatigheidstoeslagen, vakantiegeld, opleiding en een opslag voor verlof en verzuim. Reken het eerlijk door, want een te lage kostprijs maakt je businesscase kwetsbaar zodra de controller meekijkt.

Stap 2: vermenigvuldig met het volume. Hoeveel uren per jaar worden op dit profiel nu structureel extern ingevuld? Verschil per uur maal dat aantal uren geeft de jaarlijkse besparing per omgezette plek. Neem hier alleen de structurele uren mee, niet de incidentele piekopvang.

Stap 3: zet de investering ernaast. Wat kost het om die plek vast te bezetten? Campagnebudget, wervingsuren, selectie, onboarding en de inwerkperiode waarin de medewerker nog niet volledig zelfstandig draait. Deel de totale investering door de jaarlijkse besparing en je hebt de terugverdientijd.

Wat de uitkomst meestal is

Bij functies waar het tariefverschil groot is en het volume structureel, is de terugverdientijd vaak korter dan één kwartaal. Daarmee is het een van de best renderende investeringen in de hele exploitatie — beter dan vrijwel elke andere kostenmaatregel die je datzelfde jaar kunt doorvoeren.

Bij functies met incidentele of sterk fluctuerende vraag ziet het er anders uit. Daar kan flexibele inhuur wel de juiste keuze zijn. Het punt van deze berekening is niet dat inhuur altijd fout is. Het punt is dat je per functieprofiel kunt onderbouwen welke keuze de juiste is, in plaats van de keuze te laten bepalen door wie er die week beschikbaar was.

De drie effecten die niet in de rekensom zitten

De harde besparing is het argument waarmee je de investering krijgt. De rest van het rendement komt daarna.

Minder verloop. Vaste teams houden nieuwe medewerkers beter vast dan teams die grotendeels op wisselende gezichten draaien. Dat verlaagt je toekomstige wervingsbehoefte.

Lager verzuim. Meer continuïteit betekent minder werkdruk, en minder werkdruk betekent minder uitval. Dat effect is groot, maar moeilijk vooraf hard te maken — houd het daarom buiten de businesscase en benoem het als verwacht bijeffect.

Meer kwaliteit en continuïteit voor cliënten. Bekende gezichten, overdracht die klopt, minder herstelwerk. Voor het bestuur is dit vaak het zwaarste argument, ook als het niet in euro’s staat.

Waarom deze berekening zelden gemaakt wordt

Omdat de gegevens verspreid liggen: tariefafspraken bij inkoop, formatie bij HR, gerealiseerde uren bij de planning, kostprijzen bij de controller. Niemand heeft alle vier tegelijk op het scherm.

Breng die bronnen één keer per kwartaal samen en je kunt aan de bestuurstafel precies laten zien waar de volgende euro aan werving het hoogste rendement heeft. Dat is een fundamenteel ander gesprek dan een aanvraag voor wervingsbudget.