Dat optellen is precies wat ontbreekt. Zolang de kosten van leegstand verspreid blijven over inhuur, verzuim, overwerk en gemiste omzet, blijft werving een uitgave. Zodra ze bij elkaar staan, is het een besparing.

Vier posten die zichtbaar worden zodra je ze bij elkaar zet

1. Inhuur. De dienst moet gedraaid worden. Wat een vaste medewerker per uur kost, kost via een uitzendbureau of zzp’er aanzienlijk meer. Bij een fulltime plek loopt dat verschil op tot enkele duizenden euro’s per maand. Dit is de best zichtbare post, en toch wordt hij zelden aan één specifieke vacature toegerekend.

2. Overwerk en verschuivingen. Wat niet extern wordt ingevuld, vangt het eigen team op. Dat kost onregelmatigheidstoeslagen, overuren en uitgestelde vakantiedagen. Deze kosten landen vaak een of twee kwartalen later in de boeken, waardoor het verband met de vacature verdwijnt.

3. Verzuim. Een team dat maanden onderbezet draait, wordt duurder. Werkdruk is een van de belangrijkste voorspellers van verzuim, en openstaande plekken zijn een directe bron van werkdruk. Dit is de post die het langst doorwerkt: ook nadat de vacature is gevuld, blijft het verzuim nog maanden verhoogd.

4. Onbenutte capaciteit. De duurste en meest verborgen post. Kun je een plek niet bezetten, dan kun je soms een cliënt niet opnemen. Dan mis je geen kosten, maar inkomsten. En gemiste omzet in de Wlz haal je later niet in — dat geld komt nooit meer terug.

Zo reken je het door voor één functie

Je hebt geen model nodig, één functieprofiel op één locatie is genoeg. Zet twee kolommen naast elkaar.

Links: de integrale maandelijkse loonkosten van een vaste medewerker op dit profiel. Brutoloon, werkgeverslasten, toeslagen, vakantiegeld, opleidingsbudget.

Rechts: de werkelijke maandelijkse kosten van hoe die uren nu ingevuld worden. Externe inzet tegen het feitelijk betaalde tarief, plus de toeslagen op eigen medewerkers die de rest opvangen.

Het verschil is wat de vacature je kost. Per maand. Elke maand dat hij open staat. Wil je het compleet maken, tel dan de gemiste omzet erbij op als de onderbezetting tot een opnamestop leidt.

In veel organisaties valt de uitkomst voor één functie al hoger uit dan het volledige jaarbudget voor arbeidsmarktcommunicatie.

Waarom deze som zelden gemaakt wordt

Niet uit onwil, maar omdat de gegevens uit vier hoeken komen. De tarieven liggen bij inkoop, de formatie bij HR, de gerealiseerde uren bij de planning, de kostprijzen bij de controller. Niemand heeft alle vier tegelijk op het scherm, en dus wordt de rekening nooit als geheel gepresenteerd.

Dat is een organisatievraagstuk, geen rekenvraagstuk. Wie deze vier bronnen één keer per kwartaal samenbrengt, houdt daarna structureel het overzicht.

De omslag in het gesprek

Zodra dit bedrag op tafel ligt, verandert de discussie van karakter. Die gaat niet langer over de kosten van werven, maar over de kosten van niet werven. En dan blijkt een gerichte investering in werving geen uitgave, maar de goedkoopste optie die je hebt — met als bijkomend effect dat de druk op je teams afneemt en de continuïteit voor cliënten toeneemt.

Reken het één keer door voor je moeilijkste functie. Die ene som verandert meestal de hele begrotingsdiscussie.

Meer weten? Neem contact op met Anne Jans.