Welke recruitment-KPI’s op de bestuurstafel horen, en welke cijfers je beter weglaat

In veel zorgorganisaties rapporteert HR over werving en de controller over kosten. Beide rapportages zijn correct, en beide zijn onvolledig, omdat ze het verband niet leggen. Voor het bestuur is er uiteindelijk maar één relevante vraag: kost onze personeelsbezetting ons geld, en werkt onze werving hard genoeg om dat te veranderen?

Vijf cijfers beantwoorden die vraag. Alle vijf zijn te maken uit gegevens die je al hebt.

1. Aandeel niet-vaste uren, per locatie en functiegroep

Het percentage gewerkte uren dat niet in loondienst wordt gedraaid. Het totaalpercentage is in bijna elke organisatie bekend. De uitsplitsing naar locatie en functiegroep zelden — en juist daar zit de informatie die je vertelt waar je moet handelen. Een organisatiegemiddelde van vijftien procent kan bestaan uit locaties op vier procent en één locatie op veertig.

2. Kosten per aanname

Totale wervingskosten gedeeld door het aantal aannames, per functieprofiel. Inclusief campagnebudget, bureaukosten en interne uren. Zonder dit getal kun je geen enkele investeringsbeslissing over werving onderbouwen, want je weet niet wat een plek kost om te vullen.

Rapporteer het per profiel, niet als gemiddelde. Het verschil tussen profielen is te groot om zinvol te aggregeren.

3. Doorlooptijd van vacature tot inzetbaar

Niet tot ondertekening, maar tot de eerste zelfstandig gewerkte dienst. Dat is het moment waarop de duurdere uren stoppen. Het verschil tussen die twee momenten is in de zorg vaak weken tot maanden — vanwege opzegtermijn, inwerkperiode en scholing — en precies dat deel kost geld.

Deze KPI heeft nog een tweede functie: hij vertelt je hoeveel maanden vóór een verwacht tekort je met werven moet beginnen.

4. Behoud na twaalf maanden

Het percentage nieuwe medewerkers dat er een jaar later nog is. Lage kosten per aanname betekenen niets als de instroom binnen een half jaar weer weglekt; dan heb je een duur draaiend systeem in plaats van personeelsopbouw.

Deze KPI beschermt tegen werving die alleen op volume optimaliseert, en hij is het beste vroege signaal dat er iets mis is in de match of de onboarding.

5. Vermeden inhuurkosten

Het bedrag dat je dit jaar minder aan externe inzet betaalde doordat plekken vast bezet zijn. Dit is de KPI die werving in dezelfde eenheid uitdrukt als de rest van de exploitatie: euro’s.

Het is ook de KPI die de meeste organisaties niet bijhouden, terwijl het de enige is die het bestuur direct verbindt met het resultaat.

Wat je kunt weglaten

Bereik, vertoningen, kliks, kosten per klik en sollicitatieaantallen. Deze cijfers zijn nuttig — maar in het werkoverleg met je bureau, waar je op basis daarvan campagnes bijstuurt. Ze zeggen iets over de campagne en niets over de organisatie, en op de bestuurstafel leiden ze het gesprek af van de vraag die daar hoort.

Ook een KPI die je beter niet los rapporteert: aantal sollicitaties. Meer sollicitaties op een profiel waar de match slecht is, kost je selectiecapaciteit zonder dat het instroom oplevert.

Eén overzicht, vier bronnen

Deze vijf cijfers komen uit HR, planning, inkoop en financiën. Ze bij elkaar brengen is grotendeels een datavraagstuk, geen inhoudelijk vraagstuk: de gegevens bestaan, ze staan alleen in vier systemen.

Wie dat één keer goed inricht, heeft daarna elke maand hetzelfde overzicht zonder extra werk. En daarmee een gesprek over werving dat gaat over rendement in plaats van over budget.