Waarom een persbericht sturen?

Wanneer een persbericht door een mediabedrijf wordt opgepakt, creëer je ineens ongekend veel publiciteit voor je bedrijf. Zelfs regionale kranten en websites van kranten hebben een groot bereik. Om die reden is het altijd een slim idee om – mits je wat nieuwswaardigs te melden hebt – een persbericht op te stellen en deze naar mediabedrijven te sturen. Wees daarbij wel kritisch op het persbericht zelf en de media naar wie je het persbericht stuurt. 

Opbouw van een persbericht

De opbouw van een persbericht is precies hetzelfde als de opbouw van een nieuwsbericht. Je bedenkt een pakkende titel, eventueel een headline, onderschrift en dan maximaal drie alinea tekst (één A4). Het liefst met tussenkoppen. De structuur van een persbericht is bijna net zo belangrijk als wat er geschreven staat. Zorg voor een makkelijk scanbare opbouw van het bericht; journalisten scannen het bericht namelijk vaak eerst. Op basis daarvan bepalen ze of ze verder lezen of niet. Verwerk de belangrijkste informatie in de titel, gebruik herkenbare tussenkoppen en plaats er een logo en/of foto bij.

Helemaal bovenaan het A4’tje schrijf je ‘persbericht’. Je persoons- en bedrijfsgegevens schrijf je of helemaal bovenaan het A4’tje of helemaal onderaan. Het is belangrijk om daar zo veel mogelijk gegevens achter te laten. De journalist die het bericht leest moet natuurlijk direct met de juiste persoon kunnen schakelen. 

Een persbericht schrijven: 7-stappenplan

Een persbericht schrijven kan op verschillende manieren. Om het meest kans te maken op publicatie, is het slim de volgende stappen te volgen:

Stap 1 (voorbereiding): wat is er nieuwswaardig?

Voor je in de pen klimt is het waardevol om na de denken over de vraag: wat is er nieuwswaardig? Journalisten die bij nieuwsmedia werken zijn namelijk vooral geïnteresseerd in – het woord zegt het al – nieuws. En toch gaat het daar vaak mis bij persberichten. Denk dus goed na over de nieuwswaardigheid en de urgentie van hetgeen dat je wil uitdragen. Wat is het nieuws? Is het actueel? En waarom moeten mensen dit nú weten? Als je die vragen voor jezelf op papier hebt, ben je al een heel eind.

Stap 2 (voorbereiding): omgekeerde piramide

Nu je de informatie en de nieuwswaardigheid van het persbericht duidelijk hebt, is het tijd om de informatie in grote lijnen te structureren. Met andere woorden: welke informatie zet je waar in de tekst. Aan de hand van een omgekeerde piramide (zie figuur 1) kun je dit het best vormgeven. Het werkt simpel: zet de belangrijkste, meest nieuwswaardige informatie bovenaan in de tekst. Onderaan de tekst zet je de minst belangrijke informatie. Meestal wat achtergrondinformatie. Schrijf uit welke informatie je waar wil neerzetten. Zie het als een soort bouwtekening voor je persbericht.

Stap 3: pakkende titel

Er bestaat geen gouden formule voor een pakkende titel. Zorg dat de titel in ieder geval de lading dekt én opvalt. Maak de titel niet te lang en verwerk de nieuwswaarde erin. Verplaats je in de journalist; waar kan hij/zij makkelijk een leuk verhaal over schrijven. Bijvoorbeeld: ‘eerste energieneutrale zorginstelling van Nederland’ of ‘studentenvereniging Pietje helpt vrijwillig de thuiszorg’. 

Stap 4: intro (wie, wat, waar, wanneer, waarom)

De intro is minstens zo belangrijk als de titel. Verwerk hier het meest nieuwswaardige en vat het bericht samen. Om wie draait dit nieuwsbericht, wat is er nieuwswaardig, waar is het gebeurd of waar gaat het gebeuren, wanneer is het gebeurd of gaat het gebeuren en waarom? Als je in de intro deze vragen in een paar zinnen samenvat ben je goed bezig. Om inspiratie op te doen kun je altijd even naar nieuwswebsites surfen om daar intro’s van nieuwsberichten te lezen.

Stap 5: schrijven van de body

De body van de tekst moet vooral relevante informatie bevatten. Houd er rekening mee dat je van belangrijk naar onbelangrijk schrijft: dus de belangrijkste informatie zo hoog mogelijk in de tekst. Kijk daarnaast uit dat het geen reclametekstje wordt. Schrijf zo objectief mogelijk; zoals een journalist. Qua leesbaarheid doe je er goed aan om lange zinnen en hulpwerkwoorden te vermijden. Houd het bij feiten en doe geen aannames. Voor de afwisseling kun je een quote of afbeelding gebruiken. Hoe meer harde cijfers je hebt, hoe beter. 

Stap 6: extra’s

Na het schrijven van het persbericht kun je ervoor kiezen om wat extra’s toe te voegen. Bijvoorbeeld een link naar een bijlage, video of professionele fotoreportage. Veel nieuwsmedia vinden het fijn als er bijlagen worden toegevoegd die ze mogen gebruiken. Dat scheelt hun immers werk. Hier kun je echt het verschil mee maken. Vergeet ook niet contactgegevens neer te zetten.

Stap 7: revisie

Zorg dat het persbericht door één à twee tekstschrijvers wordt geschreven. Vervolgens is het zaak om meerdere revisierondes in te plannen. Zijn alle fouten eruit? Dekt het bericht de lading? Feedback vanuit de organisatie is goed, maar laat de tekstschrijver de eindbeslissing maken. Hij/zij is immers de specialist. Revisie op het gebied van opmaak is ook gewenst; het oog wil immers ook wat.

Hoe verstuur je een persbericht?

Er bestaat discussie over hoe je een persbericht het best verstuurt. De een raadt aan om een algemeen e-mailadres van het bedrijf te gebruiken en de ander zegt dat je het persoonlijk moet houden door een eigen mailadres te gebruiken. Er zijn geen harde cijfers beschikbaar om het te onderbouwen, dus is het puur een keuze op basis van onderbuikgevoel. Kies waar jij je het prettigst bij voelt.

Ken je toevallig een journalist? Probeer dan via persoonlijk contact het persbericht aan hem/haar tentoon te stellen. Op deze manier wordt de kans groter dat het bericht wordt opgenomen. Je kunt er ook voor kiezen om een persbericht én persoonlijk naar een journalist te sturen én naar een algemeen e-mailadres voor persberichten. Kom niet te ‘spammy’ over door mails met urgentie te sturen of meerdere keren per maand hetzelfde persbericht te verzenden.

Aan wie je de mail ook stuurt; zorg dat je ook in het onderwerp van de mail en de mail zelf kort en bondig bent. Heel officieel hoef je de aanhef van de mail niet te maken; journalisten kijken daar veelal overheen en gaan direct af op de inhoud.

Voorbeeld van een persbericht

Bedrijven die winnende persberichten sturen, zetten die niet snel online. De voorbeelden die je online ziet, zijn meestal niet de allerbeste. Wel kun je het gebruiken als inspiratie. Op deze pagina zie je bijvoorbeeld persberichten voor de zorg en hier zie je een goed persbericht over een Tilburgs dansgezelschap dat naar Canada vliegt voor een optreden. Vooral dit laatste persbericht is ideaal voor een lokale nieuwswebsite.

Beste moment om een persbericht te versturen

Ondanks dat er geen studies zijn gedaan naar de beste momenten om een persbericht te sturen, zijn er een aantal dingen die opvallen. Zo openen mensen in het algemeen tussen 10 uur ’s ochtends en 2 uur ’s middags het vaakst hun mail. Het is dus slim om ergens rond die tijd de mail te verzenden. Daarnaast hebben kranten het vaak in vakantieperiodes minder druk. Vooral regionale kranten zijn dan soms hard op zoek naar nieuws. Als jij dan inspringt met je persbericht is de kans waarschijnlijk groter dat een journalist het oppakt.