De aanbodkant wordt daarentegen vaak gemodelleerd als formatie. En daar ontstaat het probleem, want formatie is niet hetzelfde als beschikbaar personeel. Wie met formatie rekent, rekent met de plekken die er zijn — niet met de mensen die er zijn.

Formatie op papier, bezetting in de praktijk

Een locatie kan volledig geformeerd zijn en toch structureel onderbezet draaien. De plekken bestaan, het budget bestaat, de mensen niet. In de planningssystemen ziet dat eruit als een planningsprobleem: gaten in het rooster die telkens laat worden opgelost. In werkelijkheid is het een arbeidsmarktprobleem dat zich vermomt als een planningsprobleem.

Zolang je capaciteit modelleert op formatie in plaats van op realistisch beschikbare bezetting, komt je planning structureel te optimistisch uit. Met een voorspelbaar gevolg: last-minute inhuur tegen het hoogste tarief, of een opname die niet doorgaat. Beide zijn duur, en beide waren maanden eerder te zien.

Wachtlijst en vacaturelijst horen op één blad

De meeste organisaties hebben een wachtlijst met cliënten en een lijst met openstaande vacatures. Die twee lijsten worden bijna nooit naast elkaar gelegd, terwijl het vaak dezelfde bottleneck betreft: op deze locatie kun je geen cliënten opnemen omdat je daar geen verzorgenden vindt.

Leg beide lijsten over elkaar en de prioritering wijst zichzelf aan. Een vacature die een opnamestop veroorzaakt, kost je omzet. Een vacature die tot inhuur leidt, kost je marge. Dat zijn twee verschillende bedragen, en dus twee verschillende prioriteiten. Toch staan ze in de praktijk meestal even hoog op de lijst, in volgorde van wanneer iemand heeft opgezegd.

Drie gegevens die je planning realistisch maken

Historisch verloop per functiegroep en locatie. Hoeveel medewerkers raak je gemiddeld per jaar kwijt, en wanneer in het jaar? Dit is het enige gegeven waarmee je uitstroom kunt voorspellen in plaats van afwachten.

Doorlooptijd van vacature tot inzetbaar. Per functieprofiel, gemeten tot de eerste zelfstandig gewerkte dienst. Deze doorlooptijd bepaalt hoeveel maanden vóór het tekort je moet starten.

Beschikbaarheid in het lokale wervingsgebied. Hoeveel professionals met dit profiel wonen binnen realistische reisafstand, en hoeveel werkgevers concurreren daar met je? Dit bepaalt of je plan haalbaar is of alleen wenselijk.

Van reageren naar plannen

Met die drie gegevens verschuift werving van reactief naar gepland. Je weet welke locatie in welk kwartaal onder de kritieke bezetting komt, en je start de werving op basis van die prognose in plaats van op basis van een opzegbrief.

Dat vraagt niet meer budget. Het vraagt dat capaciteitsmanagement en werving met dezelfde horizon werken. Heeft je capaciteitsplanning een blik van twaalf maanden vooruit, dan moet je wervingsplanning die ook hebben.

Het verschil merk je vooral in de momenten waarop je moet handelen. Wie plant, werft in een periode waarin hij kan kiezen. Wie reageert, werft precies op het moment dat hij het minst te kiezen heeft — en betaalt daar de hoogste prijs voor.